Как пользоваться outlook: инструкции и рекомендации

Outlook против Outlook Express

Outlook Express – это почтовый клиент, который входит в состав Microsoft Internet Explorer 4.x, Microsoft Internet Explorer 5.x, операционной системы Microsoft Windows 98, Microsoft Windows Millennium Edition (Me ) операционная система Microsoft Windows 2000 и Microsoft Office 98 для Macintosh. Outlook Express предназначен для домашних пользователей, которые получают доступ к своим сообщениям электронной почты, подключаясь к поставщику услуг Интернета (ISP).

Outlook – главный клиент Microsoft для обмена сообщениями и совместной работы. Это отдельное приложение, интегрированное в Microsoft Office и Exchange Server. Outlook также обеспечивает производительность и интеграцию с Internet Explorer 5.5. Полная интеграция электронной почты, календаря и управления контактами делает Outlook идеальным клиентом для многих бизнес-пользователей.

Выберите Outlook Express, если:

• Требуется только функциональность электронной почты в Интернете и группы новостей (для версий Windows более поздних, чем Microsoft Windows 95, версий Windows более ранних, чем платформы Microsoft Windows 95, Macintosh и UNIX).
• Вы используете или планируете использовать Office 98 для Macintosh и хотите воспользоваться преимуществами интеграции Outlook Express с этой версией пакета Office.

Выберите Outlook, если:

• Вам требуются расширенные функции электронной почты и дискуссионных групп, основанные на интернет-стандартах.
• Вам требуются интегрированные личные календари, групповое планирование, задачи и управление контактами.
• Вам требуются интегрированная электронная почта и календарь, кроссплатформенные клиенты для версий Windows более поздних, чем Microsoft Windows 95, версий Windows более ранних, чем Microsoft Windows 95, и платформ Macintosh.
• Вы используете или планируете использовать Office 97, Office 2000, Office XP или Exchange Server и хотите воспользоваться преимуществами интеграции Outlook с этой версией пакета Office и интеграции с Exchange Server.
• Вам требуются надежные, интегрированные возможности совместной работы во время выполнения и разработки.

Outlook Express – это почтовый клиент от Microsoft, который поставляется с Windows XP и Windows 2000. Для Windows XP, Windows Vista и Windows 7 вместо этого вы можете установить Почту Windows Live . В Windows 10/8 и выше Microsoft предлагает использовать приложение Microsoft Outlook или Windows Mail.

Читать дальше . Разница между OneNote и OneNote 2016.

Запрос уведомлений

Уведомление о доставке подтверждает, что пользователю был доставлен е-мейл, но не факт, что он прочитал письмо. Оповещение о прочтении гарантирует открытие отправленного е-мейла.

Настройка данной опции происходит в параметрах почты:

В веб-версии – раздел «Обработка сообщений», но здесь есть только вариант запроса уведомлений о прочтении.

В программе – пункт «Отслеживание» вкладки «Почта».

• Рекомендуется настроить запрос на отдельные сообщения, а не на все подряд.
• Сохранить изменения.

Получатель вправе отказаться от отправки уведомлений. Также почтовый сервис пользователя может не поддерживать систему оповещений.

Поставить уведомление о прочтении в Outlook можно и другим способом. Как это сделать:

При создании письма в программе зайти в свойства для настройки параметров отправки.

• Включить уведомление об отправке/получении и закрыть окно.
• Также данная опция расположена в разделе «Параметры» – «Отслеживание».

Импорт из других почтовых клиентов

Традиционно Outlook поддерживает импорт сообщений из Outlook Express и Lotus Notes. Кроме того, Microsoft Outlook поддерживает протоколы POP3 и IMAP, позволяя пользователям импортировать письма с серверов, поддерживающих эти протоколы, таких как Gmail. Надстройка Microsoft Hotmail Connector (описанная выше) помогает импортировать электронную почту из учетных записей Hotmail. Outlook 2013 позже интегрировал функциональные возможности этой надстройки и добавил возможность импорта электронной почты (а также календаря) через протокол Exchange ActiveSync.

Есть несколько способов получить электронные письма от Thunderbird; во-первых, использовать инструмент, который может конвертировать папку Thunderbird в формат, который можно импортировать из Outlook Express. Этот метод должен обрабатываться папкой по папке. Другой метод заключается в использовании нескольких бесплатных инструментов, которые сохраняют исходную структуру папок. Если Exchange доступен, проще всего подключить старый почтовый клиент (Thunderbird) к Exchange с помощью IMAP и загрузить исходную почту с клиента на учетную запись Exchange.

Как настроить учетную запись

Функционал Outlook 2010 позволяет изменить почти все параметры учетной записи. Рассмотрим, как это сделать.

1. Переходим во вкладку «Файл» и в разделе «Сведения» выбираем «Настройка учетных записей…».
2. В отобразившемся окне перед нами открывается доступ ко всем профилям. Мы можем их удалять, корректировать либо устанавливать по умолчанию. Нас же интересует кнопка «Изменить…» – нажимаем на нее, предварительно выбрав нужную учетную запись.
3. Перед нами открывается уже известное нам окно – мы заполняли его, когда создавали новый профиль. Здесь мы можем отредактировать практически все, кроме типа учетной записи – изменить его можно только при создании нового аккаунта.
4. После того как все изменения будут внесены, необходимо обновить базу данных Outlook. Для этого здесь же жмем на кнопку «Проверка учетной записи…».
5. Если все прошло успешно, то мы увидим следующее сообщение:

Как видите, в создании и редактировании учетной записи нет ничего сложного.

На этом статья подходит к концу. Надеюсь, что больше у вас не возникнет никаких проблем с настройкой Microsoft Outlook 2010. Удачи!

Командная строка

Гиковские штучки, которые помогут использовать Outlook эффективнее, подойдут тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтобы открыть командную строку, и вводите команды:

• outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
• outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с конкретной папкой электронной почты вместо той, что у вас назначена основной. Если вместо имя_папки ввести outlook:calendar, откроется календарь.
• outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, если программа была закрыта в результате системной ошибки.
• outlook.exe /finder — открыть мощный поисковый инструмент Outlook.

Добавьте другие развлекательные календари в приложение Outlook.

Вы, наверное, знали, что можете добавлять календари других людей к себе, но знали ли вы, что можете добавлять календари для спорта, телевидения и других приложений?

В Outlook щелкните значок календаря в правом нижнем углу

Обратите внимание, что число в нем — сегодняшняя дата.

1. Прокрутите и выберите Интересные календари.

1. В нем представлен список спортивных состязаний и телешоу на выбор. В этом примере мы выберем Спорт.

1. Выберите из списка вид спорта, которым хотите следовать.

1. Вы можете следить за всем турниром, лигой или отдельными командами, выбрав значок с синим крестиком.

1. Чтобы добавить календари из других приложений, вернитесь на страницу добавления календаря и выберите Приложения календаря.

1. Выберите из списка доступных вам приложений, щелкнув значок с синим крестиком.

Работа с письмами в программе Outlook Express

Все входящие сообщения попадают в одноименную папку (Inbox в случае с нерусифицированной программой). Если происходит работа в автономном режиме, то отправляемое письмо попадает в папку «Исходящие» (Outbox). Подключившись к интернету программа автоматически отправит письмо адресату. Отправленные письма хранятся в папке «Отправленные» (Sent). Удаленные – отправляются в одноименную папку (Deleted). Если письмо было начато, но пользователь его не завершил и закрыл, то оно попадет папку Черновик (Drafts).

Для отправки сообщений, необходимо нажать программную клавишу «Доставить почту», или нажать сочетание клавиш Ctlr + M. Если пользователь хочет только отправить или получить письма, то ему необходимо нажать на стрелку, расположенную справа от клавиши «Доставить почту». Будет выведено меню, в котором следует выбрать желаемое действие.

Для создания нового письма используется кнопка «Создать сообщение» или сочетание клавиатурных клавиш Ctrl+N. Готовое сообщение отправляется нажатием кнопки «Отправить» или одновременным нажатием на Alt+S.

В целом программа проста для понимания. Пользователь, владеющий навыками работы с другими продуктами Microsoft, не испытает каких-либо сложностей.

Как настроить электронную почту

Нажав на значок в виде шестерёнки, который находится в правом верхнем углу, имеется возможность настроить электронную почту.

10 функций Microsoft Outlook, которые облегчают работу с почтой

Рассмотрим, как настроить почту аутлук.

После входа в меню настроек, можно:

1. Изменить общие данные:

• язык;
• формат даты;
• часовой пояс;
• выбрать тему;
• отметить необходимые уведомления;
• создать категории писем;
• назначить сочетания клавиш;
• добавить мобильные устройства;
• проверить свободную память;
• сохранить копию писем в облачном хранилище.

1. Настроить почту:

• вид;
• вложения;
• правила;
• нежелательные письма;
• синхронизацию;
• обработку;
• пересылку;
• выбрать автоматический ответ.

1. Оформить календарь:

• представление календаря;
• погода;
• важные события.

По возможностям настроек, в сравнении с той же яндекс почтой, outlook выступает достойным соперником. А в сопоставлении с почтой майл outlook com даёт возможность получить доступ к другим многочисленным продуктам Майкрософт.

Отправка сообщения

Как пользоваться Outlook и как отправлять сообщения? Для того чтобы создать и отправить сообщение необходимо проделать следующие шаги:

1. Открыть программу Outlook.
2. Перейти в раздел «Файл».
3. Выбрать «Создать сообщение» или «Создать беседу», если необходимо отправить сообщение больше чем одному человеку.
4. Ввести или выбрать адресата.
5. Напечатать необходимое сообщение. Outlook предоставляет возможность редактировать (изменять стилистику текста) сообщение, а так же добавлять в него различные мультимедийные файлы (в окне ввода сообщения выбрать «Вставить»).
6. После того как сообщение было напечатано и отредактировано, нажать на «Отправить».

Основные инструменты и возможности Outlook

В этом разделе мы подробно разберем основные функции почтового клиента Outlook, для которых он был разработан.

Создание и отправка писем

Для того, чтобы отправить письмо, необходимо нажать кнопку «Создать сообщение», которая находится в верхнем левом углу окна во вкладке «Главная». Не забывайте, что письма будут оправляться от имени того почтового ящика, который в параметрах учетных записей выбран по умолчанию.

В открывшемся окне для создания письма все довольно просто, заполняете поля и пишите нужное письмо. Для вложения файлов вы можете либо перетащить х в это окно, либо воспользоваться кнопкой «Вложить файл»

Удаление и восстановление писем

Для всех папок почтовых ящиков письма удаляются одинаково. Чтобы удалить письмо нажмите по нему правой кнопкой мыши и в выпавшем меню выберите пункт «Удаление», или можете выделить нужное письмо и нажать кнопку Delete.

Все такие письма не сразу будут удаляться, сперва они будут помещены в папку «Удаленные» и затем по истечению времени сами будут безвозвратно удалены. Это сделано для того, чтобы вы случайным образом не потеряли важную информацию.

Чтобы восстановить удаленное ранее письмо сделайте следующее: нажмите на папку «Удаленные» и письмо, которое нужно восстановить, нажмите на него правой кнопкой мыши и в выпавшем меню выберите «Переместить» и «Другая папка…». После этого откроется окно с перечнем папок, выберите нужную и нажмите «ОК». После этого ищите ваше восстановленное письмо в выбранной папке.

Ошибка при удалении письма

В том случае если во время удаления возникает ошибка вам следует проделать некоторые действия. Для начала нужно почистить папку «Удаленные», нажмите на неё правой кнопкой мыши и выберите «Очистить удаленные». При очистке этой папки появится окно с двумя вариантами удаления, вам необходимо по очереди выполнить каждый вариант.

Если после проделанных действий ошибка не исчезла и письмо по-прежнему не удается удалить, тогда нажмите правой кнопкой мыши на проблемное сообщение и выберите «Переместить», затем «Другая папка…». В открывшемся окне с перечнем папок выберите любую из списка и нажмите «ОК». После этого перезапустите программу и снова попытайтесь удалить это сообщение, которое расположено уже в новой папке.

Обновление почты

Для того, чтобы обновить почтовый ящик и получить либо отправить письма откройте вкладку «Отправка и получение», тут нажмите на кнопку «Отправить и получить почту – все папки». После этого программа подключится к серверам для получения входящих писем и отправки исходящих. В том случае если вам необходимо обновить только один почтовый ящик, для этого выделите нужный ящик и в той же вкладке нажмите кнопку «Обновить папку».

Outlook для Андроид и iOS, есть ли такая возможность

Пользоваться Outlook возможно не только на компьютере, можно пользоваться программой на Андроид и iOS. Для этого установите приложение из Плей Маркета или АппСторе.  На блоге есть статьи – «что такое Плей Маркет», «что такое АппСторе». С помощью статей вы научитесь работать в магазинах.

Использовать Outlook на перечисленных OC не составит труда. Сначала устанавливаете соответствующее приложение на телефон. Далее соединяетесь с вашей почтой через приложение. Для этого нужно будет внести логин и пароль от почты, чтобы произошла синхронизация почтового ящика с приложением.

После чего войдите в приложение и используйте его функции. Работает оно по схожему алгоритму, как на компьютере, только в упрощенном режиме.

Таблица типов

В табл. 17.1 приведены типы файлов, которые могут быть экспортированы и импортированы при использовании Outlook. Подробно о процедурах импорта и экспорта будет рассказано далее в этой главе.

Таблица 1 7, 1.Типы файлов, поддерживаемые Outlook По умолчанию для некоторых приложений конверторы не устанавливаются, и при попытке экспортировать элемент в данный формат появится соответствующее предупреждение. Если вы с ним согласитесь, недостающий компонент будет установлен.

Если Outlook не имеет конвертора в формат какого-либо приложения А, то можно проявить смекалку и конвертировать вначале в стороннее приложение В, которое поддерживает необходимый формат. И уже средствами этого приложения конвертировать в требуемое приложение. Например, Outlook не поддерживает формат приложения Lotus 1-2-3, но, воспользовавшись приложением Excel, которое поддерживает работу с Lotus, можно добиться требуемого результата.

Outlook для IOS и его особенности

Outlook для IOS это специальное приложение позволяющее работать с электронной почтой, основными особенностями данного приложения являются:

• Возможность сортировки почты. Имеется очень удобный фильтр для почты, при включении которого наиболее важные сообщения будут показываться впервую очередь, что позволит не пропускать важных эмейлов.
• Создание расписания. Данное приложение позволяет создавать различного рода расписания, с его помощью вы всегда сможете получить очень удобный доступ к календарю и всем необходимым файлам.
• Удобное управление входящими сообщениями
• Возможность одновременной работы над несколькими задачами. Приложение поддерживает комбинированный режим для iOS9 что позволяет успешно одновременно работать сразу над несколькими задачами.
• Доступ к файлам. Приложение значительно упрощает доступ к файлам и позволяет очень быстро прикреплять нужные из них к своим эмейлам.
• Работа с офисными программами. При помощи данного приложения всегда можно открыть и начать редактировать файлы Майкрософт Ворд и других офисных программ.

Скачать Outlook для IOS всегда можно на apple store, сразу после запуска в приложение пользователю предлагается войти в свою почту, приложение поддерживает работу со всеми почтовыми сервиса, поэтому не имеет значения где у вас почта на гмейле и яндексе так вне зависимости от этого вы сможете воспользоваться всеми преимуществами этой программы.

После того как вы добавите одну почту в это приложение вы всегда можете добавить ещё практически любое количество своих почт. Сам интерфейс программы выглядит очень приятно и интуитивно понятен.

Важной особенностью Outlook для IOS также является то, что она позволяет эффективно бороться с переполненностью почтового ящика. Делается это за счёт того, что всю почту данная программа разделяет на две категории – Важные и Другие

Если пользователь перемещает сообщения из важной в другие то приложение это запоминает и в будущем будет делать это уже самостоятельно, что позволяет бороться с не нужными и бессмысленными рассылками, на которые пользователь случайно подписался пару лет назад.

Если подключено несколько аккаунтов из различных почтовых сервисов, все приходящие письма складываются в одну общую папку, что значительно упрощает работу с ними. Также в интерфейсе присутствует возможность быстрого написания письма, что позволяет отвечать на эмейлы буквально в один клик.

Приложение позволяет прикреплять к своим письмам всевозможные файлы, которые можно брать как со своего устройства, так и с облачных хранилищ, Outlook для IOS поддерживает работу с OneDrive, DropBox, а также облачное хранилище гугла.

Очень удобной особенностью данного приложения является наличие встроенного календаря, с помощью которого всегда можно следить за различными событиями и планировать свой распорядок. Ещё одним удобным моментом является раздел “Люди”, в котором хранятся все контакты.

Настройки

Данная программа обладает довольно большим количеством различных настроек, что позволяет её максимально адаптировать под собственные нужды каждому пользователю. Среди наиболее часто используемых из них следует отметить:

• Настройка вида отображения приходящих уведомлений;
• Настройки связанные с сортировкой почты;
• Настройки направленные на упорядочивание сообщений;
• Параметры свайпов;
• Защита программы при помощи Touch ID;
• Выбор почтового аккаунта по умолчанию;
• Выбор приложения для автоматического открытия ссылок;

Настроек не так и много, но все они достаточно понятны даже по своему названию, что позволяет максимально адаптировать Outlook для IOS под собственные нужды.

Изменение пароля учетной записи

При входе в аккаунт Outlook пользователь вводит свой адрес электронной почты и пароль, после чего получает возможность пользоваться ящиком. Поменять пароль в Аутлук возможно через веб-браузер. Как это сделать:

Зайти в учетную запись.

Под аватаркой вызвать дополнительные настройки и кликнуть по нужной опции.

Придется сначала ввести текущий пароль для подтверждения личности.

Повторно вести текущий пароль, а также задать новый. Сохранить изменение.

Изменение пароля в сервере браузера не синхронизируется с программой, нужно перезапустить дескопный клиент и ввести новый пароль.

Непосредственно в программе есть опция смены пароля только для стороннего почтового сервиса (например, Яндекс) через настройки учетной записи.

Поделиться ссылкой:

• Нажмите, чтобы поделиться на Twitter (Открывается в новом окне)
• Нажмите здесь, чтобы поделиться контентом на Facebook. (Открывается в новом окне)
• Нажмите, чтобы поделиться в Telegram (Открывается в новом окне)

Нравится

Шаг №2: Создаем учетную запись

Незамедлительно переходим к инструкции по созданию учетной записи Mail.Ru в почтовом клиенте Outlook в ручном режиме:

1. Поставьте переключатель в положение «Ручная настройка» и нажмите кнопку «Далее».
2. Теперь нужно выбрать службу. Стоит заметить, Mail.Ru способна работать с протоколом IMAP, в отличие от некоторых других, поэтому в нашем случае будет разумно выбрать IMAP и нажать кнопку «Далее».
3. Перед вами появится окно с формой, которую нужно заполнить. Все просто — в блоке «Сведения о пользователе» введите свое имя и адрес почты, в блоке «Сведения о сервере» — ничего не меняйте, а в блоке «Вход в систему» — повторите адрес почты и введите ваш пароль.
4. Нажмите кнопку «Далее».

После этого настройку клиента можно считать оконченной.

Функция №4: Персонализация и синхронизация

Если вы получаете очень много данных по электронной почте, то функция синхронизации вам просто необходима, к счастью, в Outlook она реализована. Все получаемые вложения в клиенте почты автоматически копируются в облачное хранилище, так что вы сможете просматривать данные на любом устройстве, где есть установленное облачное хранилище от компании «Майкрософт».

Стоит также уделить несколько слов персонализации, ведь для некоторых пользователей этот пункт имеет немалый вес. Вы можете изменить дизайн оформления программы, выбрав узор верхней панели и поменяв цветовое оформление всего интерфейса. Помимо этого, вы можете поменять отображение самого интерфейса, например, входящие письма будут находиться в левой части, а в правой будет открыта непосредственно переписка.

Не для хипстеров

Электронная почта живее всех живых даже в век засилья мессенджеров. Мелкие вопросы удобно решать в скайпе или Slack, пока их немного. Дальше – «скиньте на почту, плиз». И вот тогда начинается реальная работа. Чем больше её в вашей жизни, тем больше писем приходится разгребать каждый день.

Статистика за 2015 год неумолима: с «электронкой» большинство из нас работает в клиенте Mail на айфоне и веб-версии Gmail. И тот, и другой вариант возникли не на ровном месте. Шесть лет я использую только эти два инструмента – но недавний выход нового Office для Mac заставил задуматься и попробовать кое-что новенькое.

Версии

Outlook для телефонов и планшетов

В январе 2015 года Microsoft выпустила Outlook для телефонов и планшетов (v1.3) с Office 365. Это был первый Outlook для этих платформ с электронной почтой, календарем и контактами.
==Аналоги== .
Аналогами Microsoft Outlook являются:

• бесплатная почтовая программа Mozilla Thunderbird с дополнением Lightning
• бесплатная программа Spicebird. В настоящий момент разработка прекращена и пользователям предложено мигрировать на Mozilla Thunderbird.
• Проприетарная программа LeaderTask.
• The Bat

Все программы по функциональности и интерфейсу схожи.