Место диаграмм ганта в планировании проекта

Улучшенное управление ресурсами

Мы должны признать: работа с ресурсами не была сильной стороной GanttPRO. Некоторые моменты были не понятны и требовали дополнительного объяснения и лишних кликов.

Отныне у Владельца и Администратора будет доступ к ресурсам по двум кнопкам. Первая – «Люди» в верхней части экрана.

Кнопка «Команда и Ресурсы» слева на экране также открывает доступ к ресурсам и членам команды. Но здесь они собраны со всех ваших проектов.

Зачем вам улучшенное управление ресурсами?

Прежде всего, мы сократили количество шагов. Вместо четырех кликов теперь вы делаете один. Также сейчас гораздо проще понять принцип работы с ресурсами.

И в первом, и во втором меню вы можете добавлять и удалять ресурсы. Вы также можете открывать им права администратора. У вас будет возможность вносить изменения в проект и видеть стоимость других членов команды и ресурсов, а также возможность самому задавать стоимость. Таким образом, управление ресурсами проекта находится в одном месте прямо перед вами.

Благодаря таким возможностям Владелец и Администратор знают, над чем в определенный момент работает команда, а также стоимость каждой единицы.

Подсказки

Ранее в GanttPRO было 4 роли в команде: Владелец, Администратор, Менеджер и Участник. Мы решили упростить вашу работу и отказались от одной группы – Менеджер.

Владелец обладает всеми правами. У него есть доступ ко всем проектам, он их может создавать и удалять. Владелец может управлять ресурсами, активировать или же деактивировать права Администратора. Он также производит оплату тарифного плана.

Администратор также обладает большим количеством прав, но с небольшими исключениями. Он не может оплачивать план и может удалять только свои проекты. У него есть доступ только к тем проектам, которые он создал сам, или куда его пригласили. И, конечно же, администратор не может активировать или деактивировать Владельца.

Участник работает только над задачами, на которые назначен. Все остальные права для него недоступны. Право работать только над своими задачами задается по умолчанию для всех новых участников.

Обратите внимание: если вы включаете право на редактирование для кого-то из команды, вы даете разрешение вносить изменения во всем проекте. Если вы активируете право на просмотр стоимостей по проекту для кого-то из команды, вы даете разрешение видеть стоимость других членов команды и ресурсов. Если вы активируете право на просмотр стоимостей по проекту для кого-то из команды, вы даете разрешение видеть стоимость других членов команды и ресурсов

Если вы активируете право на просмотр стоимостей по проекту для кого-то из команды, вы даете разрешение видеть стоимость других членов команды и ресурсов.

Подробную информацию об управлении командой и ресурсами вы узнаете из этого видео.

С этим читают

Повышение эффективности благодаря Smartsheet

В отличие от традиционных электронных таблиц Smartsheet позволяет переключаться между различными представлениями одних и тех же данных. Создавайте и редактируйте задачи и делитесь ими, используя предпочитаемый макет, а затем переключайтесь между представлениями сетки, карточек, диаграммы Ганта и календаря.

Шаблон бюджета проекта

Обеспечьте соответствие проекта установленному бюджету, отслеживая трудозатраты, стоимость материалов, фиксированные затраты и фактические значения. Контролируйте дополнительные расходы, выявляйте отклонения от бюджета и держите всех участников и заинтересованных лиц в курсе событий с помощью этого простого в использовании шаблона.

Шаблон списка задач

Документируйте важные задачи на каждую неделю, каждый день или даже каждый час с помощью этого удобного шаблона. Упорядочивайте личные и рабочие задачи, чтобы сфокусироваться на наиболее приоритетных из них, и просматривайте дела на неделю вперёд.

Шаблон временной шкалы проекта

С помощью этого шаблона вы можете отслеживать ход выполнения, определять потенциальные задержки и предупреждать возникновение проблем. Контролируйте фактическое время выполнения каждой задачи, чтобы не выйти из графика.

Шаблон для отслеживания проблем

Этот шаблон помогает определять, как потенциальные проблемы могут повлиять на сроки выполнения проекта, а также устранять возникшие проблемы. Назначайте лиц, ответственных за устранение проблем, по мере их появления, чтобы избежать задержек и обеспечить подотчётность.

Шаблон табеля учёта рабочего времени для проекта

Выделяйте ресурсы в рамках проекта и управляйте ими, чтобы все участники и заинтересованные лица знали, кто над чем работает. Отслеживайте доступность ресурсов на неделю или месяц вперёд и управляйте несколькими проектами одновременно без избыточного выделения ресурсов.

Основные программы, в которых можно строить

Пусть первые графики Ганта и были начерчены на бумаге, сейчас же графики можно создать на компьютере разными способами. Можно сделать её в любой программе для создания таблиц. Например:

Microsoft Excel

Microsoft Excel — одна из самых популярных программ для создания таблиц. Чтобы сделать диаграмму Ганта, можно выбрать шаблон графика при создании нового файла.

Но для того, чтобы создать график Ганта вручную, используйте следующий алгоритм:

1. Нужно создать таблицу. Для начала вам нужны основные данные — имя задачи, дата выполнения и продолжительность (в днях). В столбце А пишите имя задачи, начиная со 2 строки. При этом, первую строку не заполняйте — так программа не будет использовать столбцы A и B как категорию осей.
2. После создания таблицы переходим к самой схеме Ганта. Для ее создания выделите нужный диапазон (всю вашу таблицу) и вставьте (через панель Вставить, где вы найдете все виды диаграмм) линейчатую гистограмму с накоплением. Нажмите кнопку ОК. Всё лишнее вручную удалите из вашего графика.
3. Выберите ось по вертикали и вызовите окошко «Формат оси».
4. Здесь найдите Параметры оси. Выберите флажки «Горизонтальная ось пересекает… для отображения даты в нижней части», а затем «обратный порядок категорий… по порядку, начиная с верхней». Выполнив эти действия, можете закрывать окно и переходить к следующему пункту.
5. Выбирайте нужный вам ряд исходников и вызывайте окно «Формат ряда».
6. Открыв это окно, в разделе Заливка выберите настройку Нет заливки, затем в настройках Цвет границы установите положение Нет линий. После этого можете закрывать окно. Так вы скроете ряды данных.
7. Далее вы сможете отредактировать формат графика вручную. Особенно удобно это делать в версиях Excel 2010 и выше.

LibreOffice Calc

Принцип создания графика Ганта в программе LibreOffice Calc очень схож с принципом её создания в Excel.

1. Как и в прошлой схеме, для начала сделайте таблицу с вашими исходниками — названия целей, даты начала и конца проекта и каждой задачи, сроки на выполнение.
2. Выделите нужный диапазон с данными (опять же, не стоит выделять названия типов сверху — только сами данные)
3. Создайте Линейную гистограмму с накоплением, как это делалось в прошлой программе.
4. По горизонтали нужно вывести даты. Для этого в окне «Формат оси», в подпункте «Числа» выберите формат даты. В подпункте Масштабировать убирайте флажки «Автоматически» возле показателей «Минимальное» и «Максимальное».
5. В появившихся окнах введите — для окна Минимальное — первый день (начало первой задачи), для окна Максимальное — последний день (окончание последней)
6. Остальные шаги так же проделайте вручную, например, удалите ненужные линии, оставив их без заливки.

OnlyOffice

OnlyOffice — одна из интернет-утилит для управления и планирования. Здесь создать график так же легко — точнее, он строится сам, после назначения всех нужных задач и дат непосредственно в структуру проекта. Сроки можно установить и изменить прямо на графике, перетащив нужную вам задачу мышью. Интерфейс программы понятен и прост.

Google Таблицы

Для создания аналога таблицы Ганта будем использовать условное форматирование:

1. Создайте таблицу с вашими данными и выставите все даты проекта справа от таблицы.
2. Далее выделяйте пустую область между введенными исходниками и всеми датами проекта. Там вы создадите вашу диаграмму. Нажмите ПКМ (правая кнопка мыши) и выберите пункт «Условное форматирование».
3. Найдите параметры «Форматирование ячеек» и вставьте туда формулу =И(E$1<=$C2;E$1>=$B2), где:

• B2 — ячейка, где записана дата начала задачи
• C2 — ячейка, где записана дата окончания задачи
• E1 — самая первая ячейка дат вашего проекта

Программа сама сделает всё за вас. В итоге должна получиться таблица, похожая на нужную схему графика.

Из перечисленных выше способов самые простые (как последние три программы) подойдут для создания диаграмм Ганта в бытовых целях, таких как ремонт или переезд и их распланирование, а может и для маленьких проектов какой-либо фирмы. Но для больших бизнес-проектов следует использовать исключительно профессиональные утилиты, вроде Microsoft Excel.

После создания диаграммы, нужно внимательно за ней следить и регулярно обновлять, чтобы рационально учитывать рабочее время для каждой из задач.

Работайте с документами из Google Диска сразу в GanttPRO

На протяжении месяцев мы проводили опрос, какая интеграция приоритетна для вас. Google Диск набрал наибольшее количество голосов.

Мы с радостью сообщаем: GanttPRO интегрируется с Google Диском!

Как работает интеграция GanttPRO и Диск

В настройках задачи в блоке «Файлы» выберите «Добавить с Google Диска». Вам доступны опции:

• Выбрать файл. Позволяет войти в корневую папку вашего Google Диска и прикрепить из него файлы к задаче.
• Создать файл. Позволяет создать новый Документ, Таблицу, Рисунок или Презентацию.
• Изменить папку по умолчанию.
• Изменить аккаунт.

Интеграция построена на базе официального API Google Drive. Для этого GanttPRO прошел верификацию и получил право быть вендором Google.

Ленточные диаграммы в науке и искусстве

Как же могло так получиться, что диаграмма, похожая на диаграмму Ганта, появилась задолго до появления на свет самого Ганта? Мы вряд ли сегодня получим ответ на этот вопрос, но в научных архивах обнаружена очень интересная карта-диаграмма A New Chart of History, датированная 1765 годом:

Если внимательно присмотреться, вверху можно увидеть линейную временную шкалу, идущую горизонтально. А по вертикали выстроены названия регионов, события в которых разместили относительно временной шкалы:

Таким образом, карта-диаграмма визуализирует и синхронизирует все известные на тот момент исторические процессы в разных частях света. Мы можем увидеть, какие события происходили в начале нашей эры в Америке, Африке, Индии, Китае и т.д. Естественно, процессы описаны в терминологии, принятой по ситуации на 1765 год, когда была издана карта-диаграмма.

Так или иначе, диаграмма позволяет понять, какими сведениями располагали ученые-историки к середине 18 столетия, как представляли себе мировой исторический процесс и какими понятиями оперировали для описания этих процессов. А на этой основе уже можно понять многие выводы, которые встречаются в научных трактатах тех лет. Согласитесь, это все было бы намного проблематичнее, если бы не было такой наглядной синхронизации процессов в виде диаграммы.

Такая синхронизация нужна не только для представления исторических процессов в масштабах мировой истории. Это может понадобиться и на более ограниченных временных отрезках применительно к отдельным культурным явлениям.

Меломаны со стажем, бдительно следящие за творческой активностью любимых музыкальных групп, давно приспособились визуализировать бесконечные смены состава, вызванные творческими кризисами и другими личными проблемами участников, в виде ленточных диаграмм. Для примера можно рассмотреть, как менялся состав любимой многими поколениями группы The Beatles («Битлз»):

Это фактически диаграмма Ганта в чистом виде. Горизонтально расположена временная шкала, а вертикально – задачи и исполнители. Вокал, гитара, ударные – это все задачи, которые выполняются на протяжении всего времени существования группы. Даже не зная историю The Beatles, мы увидим, что Джон Леннон, Пол Маккартни и Джордж Харрисон выступали в группе с момента основания, а барабанщик Ринго Старр присоединился к основному составу в 1962 году.

Причем диаграмма позволяет отследить и ситуации, когда один исполнитель отвечал за две задачи. Например, Джон Леннон пел и играл на гитаре. Точно так можно увидеть случаи, когда у одной задачи было несколько исполнителей. Так, в вокальных партиях The Beatles традиционно были задействованы все основные участники группы.

А вот в группе Scorpions («Скорпионс») ротация кадров на многих позициях происходила гораздо интенсивнее, что вполне логично для 55 лет творческой активности. И без использования ленточной диаграммы даже самые верные фанаты группы, скорее всего, запутались бы, кто и когда сидел у «Скорпионов» за ударной установкой, кто играл на бас-гитаре и пользовалась ли группа когда-либо клавишными инструментами. Однако у нас есть ленточная диаграмма состава группы Scorpions по годам, где все наглядно и понятно:

Если хорошо подумать и подойти к вопросу творчески, диаграмму Ганта можно использовать даже в семейной жизни. Например, если у вас трое детей и все они занимаются разными видами спорта, причем некоторые успевают ходить в музыкальную школу и кружок рисования.

Вы вполне можете построить общую временную шкалу, кто и когда из детей занят на тренировке или в музыкальной школе, и вам будет проще координировать расписание, кого и когда нужно отвести на занятия или забрать домой. И даже в промежутке выделить себе время на поход в парикмахерскую или в ателье на примерку.

В общем, возможности диаграммы Ганта в самых разных сферах жизни, поистине, неисчерпаемы. Остался, пожалуй, только один вопрос: а как построить эту замечательную и полезную во всех отношениях диаграмму Ганта?

Преимущества и недостатки диаграмм Ганта

При всей своей полезности диаграммы Ганта не всегда будут наилучшим способом представления любого проекта. Чтобы понять, подходит ли вашему проекту хронологическое представление, ознакомьтесь с обзором преимуществ и недостатков.

Преимущества использования диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта могут быть мощным инструментом визуального управления проектами. В числе преимуществ использования диаграмм Ганта:

Общее представление о хронологии вашего проекта

В начале проекта диаграммы Ганта позволяют вам видеть общую карту ваших планов и ожидаемого времени достижения вех. Это позволяет вам делиться хронологией проекта с заинтересованными сторонами, лучше планировать обеспечение персоналом и ресурсами и знать, что вам нужно делать и к какому сроку, чтобы работы шли по графику.

Просмотр взаимосвязей между задачами

Путём добавления дат начала и завершения к каждой задаче и выделения зависимых элементов вы можете наглядно отобразить, как один из элементов работы влияет на другой. Это поможет вам распознавать проблемы и устранять конфликты зависимостей ещё до начала работ.

Более эффективное управление ресурсами коллектива

Добавление ответственного лица к каждой части работы позволит вам видеть, кто чем занят и когда лучше всего приступить к управлению индивидуальной загрузкой. Так как все работы планируются последовательно, вы сможете видеть, у кого из сотрудников или у каких отделов будет слишком много работы одновременно, и соответствующим образом переназначать задачи или менять их место в общем графике при необходимости.

Риски использования диаграммы Ганта

У диаграмм Ганта есть и свои недостатки. Ниже приводится несколько подводных камней:

Подготовка диаграмм отнимает много времени

Создание диаграммы Ганта — дело трудоёмкое, особенно если вы используете для этого электронную таблицу. В таком случае процесс может отнять у вас много времени. Даже при использовании шаблона вам придётся вносить изменения, чтобы привести его в соответствие конкретным нуждам своего коллектива.

Трудно управлять проектом из того же места, где он был запланирован

Традиционные диаграммы Ганта наиболее полезны на стадии планирования проекта. Однако как только вы нанесёте всю свою работу на карту, вам зачастую нужно будет обратиться к другому инструменту или платформе для управления повседневной деятельностью. Тогда у вас уже не будет единого источника достоверных знаний для коллектива.

Добавление дополнительных сведений может привести к путанице

Это могут быть микроэтапы на пути к вехе, файлы или пространные пояснения по задаче «Включить кампанию ретаргетирования» — добавление этой полезной информации в свой проект на диаграмме Ганта может превратить её из простой и доступной карты в бурлящий котёл хаоса.

Проблемы выполнения плана, отслеживания эффективности, аналитики

Контроль большого количества задач с разной длительностью (а иногда находящихся в работе одновременно) весьма затруднителен. Нужно мониторить процесс выполнения: следить, какой процент уже выполнен, сколько осталось, какие задачи выполняются наиболее эффективно — данные такого наблюдения помогают анализировать работу над проектом и улучшать её в дальнейшем.

А в ситуациях, когда нужно контролировать работу сотрудников, и вовсе сложно уследить за текущими их действиями.

Или — если вы хотите видеть, на какой стадии в данный момент ваш проект, отданный на аутсорс — тоже волнительно — особенно когда вы работаете с аутсорсером впервые, или поставленная перед ним задача состоит из нескольких этапов.

Совместить требования и предпринимателя, и заказчика, и исполнителя может один простой инструмент.

Создайте информативную диаграмму Ганта — используйте Canva!

Введите знак равенства, имя листа и восклицательный знак, например =Лист6!F7.

Мы часто получаем от вас вопросы, как найти те или иные фигуры для Visio. В поисках ответов на них мы исследуем множество ресурсов и в качестве одного из источников полезной информации можем порекомендовать вам англоязычный сайт Криса Рота, Visguy. Сегодня мы хотим поделиться с вами шаблоном круговой диаграммы со стрелками, который Крис разместил на своем сайте.

Создание диаграммы по шаблону. Создание диаграмм в Excel занятие очень интересное. Но если вы новичок в этом деле, а создать диаграмму необходимо срочно, то это занятие может показаться трудоемким и не таким уж радостным. С каждым годом офисные программы становятся все лучше и лучше, и уже начиная с седьмой версии офисный пакет включает в себя множество новых шаблонов на основе которых можно легко и быстро создавать множество документов, как для домашнего, так и офисного использования. Взять хотя бы те же диаграммы.

Шаблоны, отправленные со страницы Параметры, доступны всем пользователям в вашей организации Dynamics 865. Предпринимать дальнейшие действия не требуется.

Также теперь в окне вставки диаграммы присутствует вкладка Рекомендуемые диаграммы (Recommended Charts) , где Excel предложит максимально подходящие типы диаграмм, исходя из вида ваших начальных данных:

В Dynamics 865 выберите сущность (тип записи), чтобы проанализировать ее вместе с созданным шаблоном Excel. Например, щелкните Продажи Возможные сделки Мои открытые возможные сделки. С момента создания шаблона были добавлены две новые возможности.

Аналоговая версия

Почти полвека составить диаграмму Ганта было целым приключением: линованный ватман, цветные полоски бумаги, кнопки. К концу работы над проектом лист покрывался ровным слоем дырочек, а кое-где и рвался. Уже к середине работ менеджер забывал сдвинуть время окончания какой-нибудь задачи, а через несколько проектов в замене нуждалась и доска, к которой крепились диаграммы. Со временем появились куда более удобные стикеры, кто-то догадался лепить диаграммы из пластилина или собирать из LEGO. До сих пор многие любят бумажные прототипы в UX или картонные макеты в архитектуре — сюда же можно отнести и эти способы. Но хорошенько подумайте, готовы ли вы тратить время не на реализацию проекта, а на возню, пусть и развивающую мелкую моторику.

К сегодняшнему дню созданы куда более технологичные методы, позволяющие и автоматизировать ведение диаграмм и работать с ними удаленно. С такими программными решениями мы и познакомим вас дальше.

Шаг 4. Планируйте вехи и управляйте ими

Чтобы добавить ключевой момент в процессе выполнения проекта, создайте веху. Для этого:

1. нажмите кнопку Создать в левом верхнем углу,
2. выберите из выпадающего списка опцию Веха,
3. укажите Название вехи и введите краткое Описание, если необходимо,
4. выберите Проект, в который надо добавить веху,
5. выберите Ответственного за выполнение созданной вехи,
6. задайте требуемую дату Крайнего срока,
7. отметьте опцию Ключевая веха, если необходимо,
8. чтобы получить напоминание за 48 часов до крайнего срока, отметьте соответствующую опцию,
9. нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы изменить ответственного:

1. откройте вкладку Ответственный с помощью кнопки в правом верхнем углу левой боковой панели и нажмите на имя ответственного справа от названия вехи на левой боковой панели,
   или
   наведите курсор мыши на фигуру вехи в диаграмме Ганта и нажмите кнопку всплывающего меню вехи, которое появится над ней,
2. выберите нужного пользователя из выпадающего списка, отметив переключатель рядом с ним,
3. нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить свой выбор.

Чтобы перенести веху:

1. наведите курсор мыши на фигуру вехи со стрелкой,
2. перетащите фигуру на нужную дату.

Для управления вехами можно использовать всплывающее меню вехи, которое появляется при наведении курсора мыши на фигуру вехи, или контекстное меню, вызываемое одним щелчком правой кнопки мыши. Вы можете выполнить одно из следующих действий:

• — изменить название вехи,
• — назначить ответственного за веху,
• — удалить ненужную веху,
• — добавить задачу в выбранную веху,
• — подогнать фигуру вехи под размеры экрана,
• — закрыть веху, как только все задачи будут завершены. Чтобы заново открыть закрытую веху, используйте кнопку .

Сущность и характеристики

Планирование проектной деятельности характеризуется регулярными уточнениями, корректировкой планов и их постоянной актуализацией не только на стадии разработки графика, но и в процессе реализации. Представленное в виде диаграммы Ганта расписание календарного рабочего плана, даёт инструментальную возможность качественнее оценить ресурсные составы и взаимосвязи работ. В конечном счёте, это уменьшает число последующих изменений в ходе реализации проектных мероприятий. А форма представления делает привязку задач по времени более наглядной. Для этого и нужна диаграмма Ганта.

В трактовке PMI понятие календарного плана совпадает с понятием расписания проекта. Такое расписание создаётся, чтобы рассчитать и показать полную продолжительность проекта как выражения сроков выполнения проектных операций. Последовательность звеньев в цепочке процесса планирования, выраженная в расписании, соотносится с иерархической структурой работ, вовлеченностью материальных, финансовых и человеческих ресурсов. Глубина декомпозиции задач во многом зависит от возможности быстро найти сотрудников, материалы и бюджетные средства для выполнения такой задачи. Контроль за содержанием, сроками и последовательностью работ реализуются с помощью координирующего календарного плана. Диаграмма Ганта показывает расписание запланированных операций по проектной задаче, но значимости, ресурсоёмкости и области действия работ график Ганта не демонстрирует.

Между задачами существуют следующие типы связей:

1. Независимое начало работы.
2. Начало – начало. Операция № 2 начинается не ранее операции № 1.
3. Начало – конец. Операция № 2 не может завершиться, пока не начнётся операция № 1.
4. Конец – конец. Операция № 2 должна завершиться не раньше операции № 1.
5. Конец – начало. Операция № 2 не начинается до завершения операции № 1.

Связи между задачами – указатель последовательности и зависимости работ – на диаграмме изображаются в виде фигурных стрелок. Кроме обозначения связей, на гистограмме могут быть дополнительные информационные отметки:

• о совокупных задачах,
• о процентах завершения задачи,
• метка текущего момента (вертикальная полоска, отмеряющая «Сегодня» по календарной шкале),
• метки вех (ключевых моментов).

Вехой здесь называют метку значимого момента, наступающего в ходе выполнения работ, общую границу нескольких задач. По наличию вех определяется необходимость последовательности и синхронизации. Веха не является календарной датой, но её сдвиг приводит к смещению сроков всего проекта. Крупные проекты информационно и иллюстративно перегружают график Ганта, что считается одним из основных ограничений в его использовании. Но, помимо этого, ограничением считается и недостаточная гибкость в отражении постоянно меняющихся проектов, и невозможность представить несколько вариантов планирования на одном графике.

https://youtube.com/watch?v=1Q5tfgkjws4

Тем не менее, появившись в начале 20 века, график Ганта до сих пор входит в практику управления малыми и средними проектами как важный иллюстративный инструмент планирования.

Связанные диаграммы Ганта

Связанные диаграммы Ганта содержат линии, указывающие зависимости между задачами. Однако связанные диаграммы Ганта быстро становятся загроможденными во всех случаях, кроме простейших. Диаграммы сети критических путей лучше визуально отображают взаимосвязи между задачами. Тем не менее диаграммы Ганта часто предпочтительнее сетевых диаграмм, потому что диаграммы Ганта легко интерпретируются без обучения, тогда как диаграммы критических путей требуют обучения для интерпретации. Программное обеспечение для построения диаграмм Ганта обычно предоставляет механизмы для связывания зависимостей задач, хотя эти данные могут быть представлены или не представлены визуально. Диаграммы Ганта и сетевые диаграммы часто используются для одного и того же проекта, поскольку обе создаются из одних и тех же данных программным приложением.

Недостатки диаграммы

Несмотря на то что диаграмма отлично справляется с задачей визуализации, стоит отметить ряд ее недостатков:

• негибкость;
• зависимость;
• перегруженность.

Рассмотрим подробнее каждый из минусов диаграммы Ганта. Пример, когда преимущество становится недостатком, это визуализация слишком большого количества задач. В итоге диаграмма становится перегруженной, теряется ее основная цель – представить информацию в доступном виде.

Реальность меняет планы менеджеров в управлении проектом достаточно часто, количество задач или принципиальная структура системы меняется, что требует определенных правок в первичной диаграмме. Часто единственным решением проблемы является перерисовка диаграммы заново.

Проект – это сложная система с определенным набором задач и временной шкалой, кроме того, между всеми элементами существует связь. Но как сделать диаграмму Ганта пригодной для демонстрации взаимосвязей между задачами? Решением стало дополнение готовой диаграммы вертикальными линиями с пояснениями, однако это серьезно усложняет изначально легкий инструмент.

Canva

Инструмент позволит вам планировать задачи и подзадачи проектов, расположив их во временной шкале. Вам будет доступно более 20 видов профессиональных графиков, и большое количество шаблонов, которые разработаны профессиональными дизайнерами. Также есть возможность редактировать шаблоны под свои цели. Диаграмму можно скачать в высоком разрешении, и легко вставить в любую презентацию.

Еще один важный элемент диаграммы – цвета. При помощи цветового круга вы можете выбрать любой оттенок, для графиков, а также текста. Кроме того, Canva позволяет вести корпоративную работу с любой точки мира.

Этап №1: построение линейчатой диаграммы с накоплением

Однако, перед тем, как построить диаграмму Ганта в Excel, необходимо создать другую — линейчатую. Для этого выполните следующие действия:

1. Выделите вашу таблицу. Для этого наведите курсор в одном ее углу и, зажав левую кнопку мыши (ЛКМ), протяните до другого угла, расположенного по диагонали.
2. Перейдите во вкладку «Вставка».
3. Нажмите по кнопке «Линейчатая», что расположена в группе инструментов «Диаграммы».
4. В выпадающем меню кликните по любой диаграмме с накоплением. В данном случае это «Объемная линейчатая с накоплением».

Как только вы это сделали, на листе программы появится соответствующая диаграмма. Это означает, что первый этап завершен.

Инструменты для создания диаграммы Ганта

Строить диаграмму рекомендуется в электронном виде. Сервисы упрощают построение графика. Электронную схему можно рассылать команде по электронной почте или открыть онлайн доступ на облаке. Электронный файл можно быстро исправить при изменении условий работы.

LibreOffice Calc

Бесплатный аналог Microsoft Excel, где создание графика Ганта потребует намного меньше шагов, чем в оригинальной программе.

Алгоритм разработки диаграммы:

1. Создайте первую таблицу с колонками: задание, дата начала, время выполнения в днях.
2. Выделите заполненные ячейки, исключив первую строку с заголовками.
3. Выберите функции меню: «Вставка» — «Диаграмма» — «Линейчатая с накоплением».
4. Откройте вкладку «Масштабирование». Выберите способ «В обратном направлении».
5. Выберите способ отображения даты во вкладке меню «Числа».
6. Во вкладке «Масштабирование» снимите галочки «Автоматически» с основного интервала, максимума, минимума. Вручную задайте ширину указанных полей. Чем меньше значения, тем компактнее будет изображение.
7. Чтобы убрать лишние линии, сделайте ход «Формат рядов данных» — «Области» — «Нет».

Получится наглядный материал, где линии выделены одним цветом.

Google Docs

В Google таблицах нет шаблона для системы Ганта. Но создать диаграмму возможно, используя простой функционал:

• Запишите даты в первую строчку.
• Перечислите задания в левой колонке.
• Выберите заливку пустых полей: от даты начала до даты завершения. Получатся цветные полосы.
• При необходимости откройте доступ коллегам.

Преимуществом Google таблиц является коллективный доступ, простое редактирование файла.

GANTTPRO

GANTTPRO — эффективное приложение для составления графиков Ганта. Работать с ним проще, чем с табличными редакторами. Утилита платная с демо-периодом 2 недели.

GANTTPRO не только строит диаграммы, но и содержит контролирующие функции:

• Управление разными проектами команды.
• Простое редактирование названий и сроков задач.
• Возможность создавать зависимости между частями системы.
• Составление расписания работы исполнителей.
• Возможность легко задавать часовую ставку.
• Контроль стоимости выполнения проекта

После установки программа предложит заполнить анкету, чтобы предложить набор шаблонов для составления диаграммы.

Систему Ганта можно применять не только для рабочих целей. Диаграмма — это инструмент универсальный. Можно использовать его для организации ремонта квартиры, для планирования отпуска. Научитесь визуализировать задачи по Ганту, и у вас не будет проблем с долгосрочными планами.

Как создать диаграмму Ганта в Excel

Создать таблицу расписания проекта

Откройте рабочий лист Excel и создайте таблицу, в которой перечислены все задачи в вашем проекте по порядку; сначала будет задана самая ранняя дата начала, а последняя – до конца. Введите полные данные в таблицу, содержащую столбцы, такие как Дата начала, Дата окончания, Описание и Продолжительность.

Теперь щелкните любую черную ячейку на листе и перейдите на вкладку «Вставка» на ленте Excel.

Нажмите значок гистограммы.

Выберите столбчатую диаграмму в раскрывающемся меню. Это создаст пустой график.

Щелкните правой кнопкой мыши на пустом графике и выберите «Выбрать данные» в раскрывающемся меню. Откроется окно выбора источника данных.

В окне «Выбор источника данных» нажмите «Добавить» в разделе «Записи легенды (серии)». Откроется окно «Редактировать серию».

В окне «Редактировать серию» наведите курсор на пустое поле в названии серии и щелкните дату начала в таблице на рабочем листе.

Теперь переместите курсор вниз к значению Series в окне Edit Series. Нажмите на значок электронной таблицы в конце поля значений Серии. Откроется небольшое окно редактирования серии.

Теперь щелкните по первой дате в столбце «Дата начала» из таблицы и перетащите указатель мыши до последней даты даты начала столбца. Это добавит даты начала задач проекта в диаграмму Ганта.

Снова нажмите на значок электронной таблицы, и вы вернетесь в окно «Редактировать серию». Нажмите Ok в окне Изменить серию.

Добавьте продолжительность к диаграмме Ганта

После того, как даты начала добавлены в диаграмму Ганта, следующим шагом будет добавление продолжительности задачи в окне «Выбор источника данных».

В окне «Выбор источника данных» нажмите «Добавить» в разделе «Записи легенды (серии)». Это снова откроет окно редактирования серии.

В окне «Редактировать серию» наведите курсор на пустое поле в имени серии и нажмите «Продолжительность» в таблице на рабочем листе.

Теперь переместите курсор вниз к значению Series в окне Edit Series. Нажмите на значок электронной таблицы в конце поля значений Серии. Откроется небольшое окно редактирования серии.

Теперь щелкните первые данные в столбце «Длительность» из таблицы и перетащите указатель мыши до последних данных в столбце «Длительность». Это добавит продолжительность задач проекта в диаграмму Ганта.

Снова нажмите на значок электронной таблицы, и вы вернетесь в окно «Редактировать серию». Нажмите Ok в окне Изменить серию.

В окне «Выбор источника данных» нажмите кнопку «ОК», чтобы построить диаграммы Ганта.

Добавить описания задач в диаграмму Ганта

Выполните следующие шаги, чтобы добавить описания задач в диаграмму Ганта.

На диаграмме Ганна щелкните правой кнопкой мыши на синих столбцах.

Выберите «Данные» в раскрывающемся меню. Это снова откроет окно выбора источника данных.

Нажмите кнопку «Редактировать» под метками горизонтальной (категории) оси. Это откроет окно меток оси.

Щелкните значок электронной таблицы в окне «Метка оси» и выберите первые данные в столбцах «Описание» таблицы на рабочем листе и перетащите их до конца столбца «Описание».

После этого снова щелкните значок электронной таблицы в метке оси и нажмите кнопку «ОК» в окне «Выбор источника данных».

Форматировать диаграмму

Последний шаг – отформатировать диаграмму так, чтобы она выглядела как диаграмма Ганта. Чтобы гистограмма выглядела как диаграмма Ганта, сделайте прозрачными синие части столбчатой ​​диаграммы, чтобы были видны только оранжевые части. Выполните следующие шаги

Щелкните правой кнопкой мыши синюю полосу в диаграмме Ганта и выберите «Форматировать ряд данных» в меню. Откроется окно «Форматировать ряд данных».

Нажмите на иконку Paint и выберите No fill.

Под границей выберите Нет линии.

Вы увидите, что диаграмма Ганта находится в обратном порядке, и чтобы изменить это, нажмите на задание вдоль вертикальной оси диаграммы Ганта. Откроется окно «Формат оси».

Щелкните значок «Гистограмма» и выберите параметр «Категории» в обратном порядке под позицией «Ось подзаголовка».

Ваша диаграмма Ганта готова.

Это все.

Надеюсь, вы найдете этот совет полезным!