Как за несколько кликов сделать собственную подпись в outlook: секреты и советы

Как добавить ссылку в подпись

Рис. 4. Четыре шага, чтобы вставить ссылку в подпись для письма Mail.ru.

Чтобы вставить ссылку, например, на сайт, в подпись к письму Mail.ru потребуется:

1 Найти в Интернете этот сайт.

2 В адресной строке браузера выделить адрес сайта.

3 Скопировать его в буфер обмена, например, при помощи горячих клавиш Ctrl+C.

4 Затем в подписи письма в Mail.ru следует выделить слово (или слова), которые должны превратиться в активную ссылку.

Текст для ссылки может совпадать с адресом сайта. На рис. 4 именно такая ситуация, поэтому выделено (закрашено синим цветом) следующая информация – https://www.compgramotnost.ru/. Но пока адрес сайта не является кликабельной ссылкой.

5 Нажать значок ссылки (2 на рис. 4). Появится маленькое окошко для ввода ссылки (3 на рис. 4). Ставим туда курсор и жмем на клавиши Ctrl+V. Это необходимо, чтобы вставить тот адрес сайта, который ранее был сохранен в буфере обмена.

6 Обязательно нажимаем «Сохранить» (цифра 4 на рис. 4). Тогда будет сохранена ссылка в подписи для письма. Ссылка будет активной, кликабельной, синего цвета, в общем, всё будет хорошо.

7 Чтобы сохранить всю подпись целиком, снова кликаем «Сохранить» (5 на рис. 4).

В итоге Вы увидите активную ссылку на сайт в своей подписи к электронному письму.

В поле «Кому» введите название своего почтового ящика. Практически сразу такое письмо придет на вашу почту, откройте и посмотрите, как там смотрится подпись, все ли в ней работает должным образом.

Заготовки

Как в Outlook сделать подпись и привязывать ее к письму, мы вам сейчас расскажем. После того как процедура заполнения будет завершена, вам необходимо установить галочку «Использовать». Подпись будет выставляться без вашего вмешательства. Также данный элемент вы можете устанавливать и в ручном режиме. Для этого необходимо нажать вкладку «Вставка». Там следует выбрать соответствующую подпись. Эта функция будет подходящей для тех отправителей, у которых есть сразу несколько заготовок. Как в Outlook сделать подпись и добавить ее к письму, вы уже знаете. Если вам впервые приходится сталкиваться с приведенной программой, тогда мы рекомендуем проявить особую внимательность. Надеемся, материал будет для вас полезен.

Как создать или изменить подпись в Outlook

Добрый день. Частенько обращаются люди с просьбой помочь изменить подпись в Outlook. Разберемся сегодня, как это сделать самостоятельно.

Хоть это делается и не сложно, но, как Вы поняли, этот вопрос возникает очень часто, в связи с чем я и решил сделать данную мини-инструкцию по созданию и изменению подписи в почтовой программе MS Outlook.

Как создать или изменить подпись в Outlook

Давайте приступим. После того, как вы открыли программу Outlook, то вверху слева находим надпись «Файл» и нажимаем на нее:

Далее ищем «Параметры» и снова нажимаем на нее:

Далее у нас открывается окно с параметрами. Тут нас в данный момент интересует вкладка «Почта«. Нажимаем на нее:

Далее справа видим кнопочку «Подписи…«. Нам туда.

В открывшемся окне мы видим уже имеющиеся подписи и есть возможность создать новую. Если у Вас так же пусто, то нажимаем кнопочку «Создать»

В появившемся окошке пишем имя для вашей подписи. Я назвал ее «Моя подпись».

Теперь нажимаем на подпись (1), пишем саму подпись в окне ниже (или редактируем старую подпись) (2), далее выбираем, в каких случаях будет прикрепляться наша подпись. Выбираем автоматически использовать данную подпись для новых сообщений (3) и при ответе или пересылке писем (4).

Все, нажимаем кнопку «ОК«. На этом создание или редактирование подписи закончено. Можно пробовать создавать новое сообщение и проверять подпись.

Таким образом можно создать несколько подписей, и использовать 1 для ответов, другую для новых писем (непонятно зачем конечно, но все же).

Вот и все. Как видите — это совсем не сложно. Надеюсь Вам пригодилась данная статья.

Как добавить подпись к ответам или пересылаемым сообщениям в Outlook?

После создания новой подписи она будет автоматически указана как подпись по умолчанию для всех новых сообщений под вашей конкретной учетной записью электронной почты. Для ответных или переадресованных писем в Outlook вам необходимо вручную выбрать для них подпись. Фактически, вы также можете указать подпись как подпись по умолчанию для ответных писем или всех писем в Outlook. Просмотрите приведенное ниже руководство для автоматического добавления подписи к ответам или пересылаемым письмам в Outlook.

Вкладка Office — включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще … Больше информации… Скачать …

Kutools for Outlook — приносит 100 мощных расширенных функций в Microsoft Outlook

• Авто CC / BCC по правилам при отправке электронной почты; Автопересылка Множественные письма по правилам; Автоответчик без сервера обмена и дополнительных автоматических функций …
• Предупреждение BCC — показывать сообщение при попытке ответить всем, если ваш почтовый адрес находится в списке BCC; Напоминать об отсутствии вложений, и многое другое напоминает функции …
• Ответить (всем) со всеми вложениями в почтовой переписке; Отвечайте сразу на несколько писем; Автоматическое добавление приветствия при ответе; Автоматически добавлять дату и время в тему …
• Инструменты для вложения: Автоотключение, Сжать все, Переименовать все, Автосохранение всех … Быстрый отчет, Подсчет выбранных писем, Удаление повторяющихся писем и контактов …
• Более 100 дополнительных функций будут решить большинство ваших проблем в Outlook 2010-2019 и 365. Полнофункциональная 60-дневная бесплатная пробная версия.

Больше информации… Скачать …

Добавление подписи к ответам или пересылаемым письмам в Outlook

Чтобы добавить подпись к ответам или пересылаемым письмам в Outlook, сделайте следующее.

1. Создайте новое сообщение электронной почты, затем нажмите Подпись > Подпись в Включают группа под Сообщение таб. Смотрите скриншот:

2. в Подпись и бланк диалоговое окно под Подпись электронной почты на вкладке выберите подпись, которую вы создали в Ответы / пересылки выпадающий список Выбрать подпись по умолчанию раздел, а затем щелкните OK кнопку.

Заметки:

1. Вы можете увидеть, что учетная запись электронной почты отображается на Адрес электронной почты поле, после нажатия OK кнопка, все настройки будут активированы под этой учетной записью электронной почты;

2. Если в вашем Outlook несколько учетных записей электронной почты, вам необходимо указать подпись по умолчанию для всех учетных записей электронной почты одну за другой с помощью описанного выше метода, если вам нужно;

4. Вы также можете изменить подпись для всех новых сообщений под определенной учетной записью, выбрав новую подпись в Новые сообщения выпадающий список.

После этого, когда вы отвечаете или пересылаете сообщение электронной почты, указанная вами подпись будет автоматически добавлена ​​в тело письма.

Больше информации… Скачать сейчас…
 

Как изменить подпись Outlook

Чтобы произвести редактирование, необходимо выполнить следующие действия:

перейти ко вкладке «Файл», далее «Параметры»;

найти раздел «Почта»;

щелкнуть по соответствующей кнопке, перейти тем самым к режиму редактирования;

слева будут отображены существующие записи, которые можно редактировать или удалять. Для редактирования нужно щелкнуть левой кнопкой мыши (ЛКМ) по записи и исправить ее в поле для ввода текста;

после того, как редактирование завершено, щелкнуть на «ОК» для сохранения.

Способ для Microsoft Outlook 2003

В Аутлук 2003 нужно:

1. Зайти в программу. Выбрать пункт «Сервис» вверху рабочего пространства и в списке найти «Параметры».
2. Откроется окно, перейти ко вкладке «Сообщение», найти пункт «Выбор подписей для учетной записи:», после чего указать учетную запись под которой она будет создана и нажать на соответствующую кнопку.
3. Кликнуть по «Создать…».
4. Указать имя для новой записи и кликнуть по «Далее».
5. Указать текст с использованием встроенных возможностей форматирования (шрифт, цвет, размер и тип выравнивания).
6. Для сохранения изменений кликнуть на «ОК», после «Применить» и «ОК» в последнем открытом окне.
7. Чтобы проверить, успешно ли она создана нужно запустить создание нового письма.

Outlook Express

В Outlook Express следует:

• на панели вкладок зайти по пути «Сервис» – «Параметры»;
• кликнуть по вкладке с соответствующим названием;
• активировать пункт «Добавлять подписи ко всем исходящим сообщениям», далее нажать «Создать». Появится новая запись, кликнуть по ней, внизу указать текст или же прикрепить файл;

следом за этим нажать на «Дополнительно» и отметить домены нужных почтовых ящиков в которых она должна отображаться;

Если все сделано правильно она добавится автоматически при создании нового письма.

Outlook 2007

Инструкция для электронной почты Outlook 2007:

• запустить программу и нажать на «Создать», либо комбинацию клавиш CTRL+N на клавиатуре;
• щелчком мыши открыть меню «Подпись» и далее выбрать соответствующий пункт;
• на следующем шаге нажать «Создать»;
• присвоить имя для новой записи и «ОК» для подтверждения;
• ввести текст. Можно использовать изображения и гиперссылки;
• Сохранить с помощью «ОК» и запустить создание нового почтового сообщения.

Microsoft Outlook 2010

Для настройки подписи в Outlook 2010 процедура следующая:

открыть приложение и нажать на кнопку для создания нового письма;

• найти группу функций «Включить» и в ней найти нужную кнопку;
• щелкнуть по «Создать»;
• присвоить название и подтвердить с помощью «ОК»;
• настроить и оформить внешний вид;

установить ее в качестве используемой по умолчанию для новых и ответных писем.

Создания в Outlook 2013

В Outlook 2013 процедура идентична:

• в открытой программе кликнуть по «Создать сообщение»;
• перейти к пункту «Подпись», затем в контекстном меню щелкнуть по кнопке с таким же названием;
• щелкнуть по «Создать»;
• указать новое имя и щелкнуть «ОК»;
• ввести текст и сохранить, кликнув по «ОК».

Outlook 2016

Инструкция по настройке подписи Outlook 2016:

• нажать «Создать сообщение» — «Сообщение» — «Подпись». В появившемся списке выбрать «Подписи и бланки»;
• ввести нужные данные и кликнуть по «OK» для сохранения.

Outlook

В почтовых клиентах настройка подписи так же, как и в онлайн-сервисах, является приоритетной. Разберём работу с ней на примере почтового приложения Outlook от компании Microsoft.

1. В горизонтальном меню клиента щёлкните раздел «Файл».

2. В выехавшей панели кликните «Параметры».

3. В панели «Параметры» откройте раздел «Почта».

4. В перечне опций слева кликните кнопку «Подписи».

5. В новом окне «Подписи… » нажмите «Создать».

6. Дайте имя профилю. Нажмите «OK».

7. Введите текст. Клацните «OK».

8. Закройте все настроечные панели, кроме основного окна программы.

9. В панели управления клацните команду «Создать сообщение».

10. На дисплее появятся поля для отправки сообщения с указанной подписью.

Как настроить подпись в Outlook 2016 и Gmail

Опубликовано Михаил Непомнящий в 19.12.2016 19.12.2016

Чтобы при отправке писем каждый раз не набирать собственное имя и контактную информацию о себе, почтовые клиенты позволяют настроить автоматическое добавление подписи. Просто создайте шаблон, и он автоматически будет добавляться ко всем письмам.

Помимо самого имени и контактного телефона подпись может содержать картинку, например, эмблему компании или вашу фотографию, а также гиперссылку на ваш сайт.

Подпись к письмам Outlook 2016

В почтовом клиенте Microsoft Outlook 2016 подпись можно создать непосредственно в новом письме. Нажмите на панели ленточного меню кнопку «Создать сообщение» и в новом окне на вкладке меню «Сообщение» (активна по умолчанию) нажмите на кнопку «Подпись». Здесь в выпадающем списке будут отображаться создаваемые вами подписи – таким образом отсюда можно будет вставлять заготовки, если вы не выберете вариант автоматического добавления подписи ко всем письмам. Иногда это бывает удобно, если вы имеете несколько вариантов подписи.

Здесь же в выпадающем меню есть кнопка «Подписи», по нажатию на которую Outlook открывает окно «Подписи и бланки», где создаются, удаляются и редактируется шаблоны для вставки в письма. Просто нажмите кнопку «Создать» и задайте имя новой подписи, нажмите Ок. После этого поставьте курсор в текстовое поле области «Изменить подпись» и наберите с клавиатуры всю необходимую информацию. Вы можете выбрать шрифт, его цвет и размер, выравнивание, а используя две крайние кнопки на панели инструментов, можно добавлять картинки и гиперссылки. Настройка почтового ящика MS Outlook 2016 Настройка почтового ящика MS Outlook 2016 Инструкция по настройке электронного адреса в программе Microsoft Outlook 2016. Подробнее После того, как шаблон готов, необходимо выбрать при каких условиях он будет автоматически вставляться в письма. Если вы используете несколько почтовых адресов в почтовом клиенте Outlook, то сначала из выпадающего списка «Учетная запись электронной почты» выберите желаемую (можно по очереди задать добавление подписи для каждого адреса), а затем в пунктах «Новые сообщения» и «Ответ и пересылка» из выпадающего списка выберете созданную заготовку по ее имени. Как вариант, можно добавить подпись только к новым письмам, чтобы не захламлять длинные переписки постоянными добавлениями контактных данных.

После нажатия кнопки Ок в окне «Подписи и бланки» новый шаблон подписи будет добавляться в письма, соответственно заданным правилам. Кроме того, он будет доступен по нажатию на кнопку «Подпись», что будет удобно, если вы выбрали автоматическое добавление только для новых сообщений, а для ответов, если это необходимо, можно добавить заготовку из ленточного меню.

Подпись к письмам Gmail

Для использования подписи на почтовом сервисе от Google необходимо зайти в «Настройки» (предварительно кликнув на шестеренку в правом верхнем углу) и на первой же вкладке «Общие» спуститься до области «Подпись». Если у вас активировано значение «Без подписи», то просто отметьте пункт со своей электронной почтой (если вы используете на одном аккаунте сбор и отправку сообщений с разных почтовых адресов, то в этой области у вас будет выпадающий список и можно будет задать разную подпись для каждого из адресов). Бесплатный онлайн-курс “Удобный Gmail” Бесплатный онлайн-курс “Удобный Gmail” Серия наглядных видео инструкций заметно упростит и ускорит повседневную работу с электронной почтой. Научившись раз, пользуйтесь каждый день! Подробнее В текстовой области введите свои данные в желаемом формате. Как и в Outlook, здесь также можно вставлять картинки и гиперссылки, однако нельзя задать опцию автоматической вставки подписи только для новых писем. Зато есть чекбокс «Добавлять эту подпись перед цитируемым текстом в ответных сообщениях и удалять строку перед ней». Активируйте его, если это необходимо.

Чтобы изменения вступили в силу и подпись начала добавляться к вашим сообщениям, прокрутите вниз до конца страницы и нажмите на кнопку «Сохранить изменения». Шаблон подписи готов.

Если вы хотите также, чтобы к вашим письмам Gmail автоматически добавлялась картинка (или хотите поменять текущую), то делается это во всплывающем окошке при нажатии на текущее фото или цветную иконку в правом верхнем углу (над шестеренкой). Под текущей картинкой есть ссылка «Изменить», по нажатию на которую можно загрузить новое изображение.

Как в Outlook добавить картинку в подпись?

Пользователи приложения Аутлук всегда могут изменить созданную ранее подпись. Например, к тексту удастся добавить изображение. Как поменять настройки в этом случае?

Переходим в раздел «Подпись» и подраздел «Подписи».

Выбираем созданный ранее шаблон и нажимаем на кнопку рисунка.

Находим изображение, кликаем по нему левой кнопкой мыши и подтверждаем действие.

Никаких сложностей с тем, чтобы настроить шаблон снова, не возникнет. Поставить подпись с картинкой в Outlook тоже довольно легко:

Переводим курсор в конец послания.

Нажимаем на вкладку «Подпись» и выбираем отредактированный вариант.

Теперь окончание электронного письма имеет несколько иной вид.

Outlook 2013 подпись

Всем привет, сейчас вы узнаете, как создать подпись в Outlook 2013. Когда вы создаете письмо и в низу показаны ваши контактные данные в виде подписи, это выглядит солидно согласитесь?

Помимо солидности, подпись добавим вам некую рекламную информацию так как в ней обычно указывается номер телефона, сайт, в общем любая контактная информация!

Инструкция

• Заходим в Microsoft Outlook 2013
• В левом верхнем углу окна Outlook нажмем Файл»
• В столбце расположенном слева жмем Параметры»
• Откроются параметры почты Outlook. В левой части окошка выбираем раздел под названием Почта»
• У нас появляются настройки данного раздела жмем Подписи»

• В открывшимся окне нажмем на кнопку «Создать»
  Вводим имя и нажимаем Ок»
  В поле ниже вводим текст который в дальнейшем будет отображаться в качестве подписи.

• Я обычно ввожу несколько строчек — вот пример:

Если вы работаете в компании можете ввести по желанию занимаемую должность, после чего название организации. Далее напишем название организации, почту, сайт, месторасположение с индексом города или района ну и для красоты вы можете добавить картинки и еще один совет что бы почта выделялась, поменяйте цвет текста.

После ввода кликаем Ок»

Вверху нажмите Создать сообщение» и как видим подпись которую мы только что создали стоит автоматически
Если у вас что-то не получилось и остались вопросы задаем их в комментарии и подписывайтесь на рассылку, всем удачи!

• Tweet
• Share 0
• +1
• VKontakte

• Урок по EXCEL 2013
• Знакомство с Excel 2013
• Обзор Microsoft Excel 2013

Вставляем картинку в подпись к письму

Рис. 5. Шаги, чтобы вставить картинку в подпись для письма Mail.ru.

Можно добавить картинку в свою подпись. Для этого надо проделать шаги, которые пронумервоаны на рис. 5:

Цифра 1 – Ставим курсор туда, где должна находиться картинка в подписи.

2 – Нажимаем значок для вставки картинки.

Цифра 3 – Ищем на своем устройстве ту папку, в которой находится картинка. На рис. 5 нужный рисунок находится в папке «Загрузки». В вашем случае может быть иная ситуация.

4 – Кликаем по необходимой картинке так, чтобы она была отмечена галочкой.

Цифра 5 – После этого название картинки автоматически появится в поле «Имя файла:».

6 – Щелкаем «Открыть». Картинка будет вставлена в подпись.

Обязательно следует нажать на синюю кнопку «Сохранить», дабы не пропали труды, потраченные на вставку картинки в свою подпись.

Если картинка в подписи не понравится, можно кликнуть по ней, чтобы выделить, и нажать на BackSpace (удаление). Картинка будет удалена.

Если не работает кнопка «Подпись»

Если кнопка настройки подписи не срабатывает, самым простым решением будет переустановка пакета Microsoft Office. Обычно проблема после этого устраняется. Если же проблема осталась, есть вариант изменить настройки реестра:

1. Запускаем реестр. В меню «Пуск» выбираем приложение «Выполнить». Вводим команду regedit в открывшемся окне.

   Изменение настроек реестра поможет вернуть доступ к созданию подписей в Outlook

2. Нажимаем комбинацию клавиш Ctrt+F5. Через поиск реестра находим папку LocalServer32. Или переходи самостоятельно по следующему пути в реестре:

   Для x32 — HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREClassesCLSID{0006F03A-0000–0000-C000–000000000046}LocalServer32.

   В реестре необходимо найти папку LocalServer32

   </ul>

3. Меняем каждое из значений Default и LocalServer32 на C:Program Files (x86)Microsoft OfficeOffice14Outlook.exe. Нажимаем кнопку OK.

   Изменение значений в реестре должно исправить неполадки и ошибки в Outlook, связанные с созданием подписей

Как сделать подпись в Outlook

Создание автоматической подписи поможет сократить время, которое вы тратите на отправку письма. Согласитесь, не очень удобно вводить каждый раз в конце письма своё имя, должность, мобильный и рабочий телефон, название организации и подразделение, где работаете.

Готовая подпись поможет сократить время работы с электронным письмом

Ведь на это уйдёт много времени. Но разработчики давно предусмотрели для пользователей возможность изменить программу под себя. Рассмотрим настройки автоматической подписи в разных версиях (Outlook 2007, 2010, 2013, 2016).

Настройка подписи в Outlook 2007

1. В рабочем меню программы Outlook 2007 выполняем путь: «Сервис»—>«Параметры».
   Для настройки подписи в Outlook 2007 нужно обратиться во вкладку «Параметры»
2. Переходим: «Сообщение» —> «Подписи».
   Специальная вкладка в настройках Outlook поможет создать и отредактировать подпись для исходящих сообщений по вашему вкусу и требованиям
3. Нажимаем «Создать». Придумываем название своей подписи, чтобы её удобно было обнаружить. При создании подписи можно менять размер и цвет шрифта с помощью панели инструментов. Если в пункте «Новые сообщения» выбрать созданную подпись, то она всегда будет появляться автоматические в каждом новом письме (выделено цифрой 3). Сохраняем, нажав ОК.
   Окно создания подписей в Outlook выглядит понятным и простым в использовании для большинства пользователей

Настройка подписи в Outlook 2010

1. Открываем приложение. Переходим в меню «Файл». Затем выбираем «Параметры».
   Во вкладке «Параметры» Outlook 2010 находится функционал для настройки подписей писем
2. После этого следуем в «Почта» —> «Подписи».В Outlook 2010 вкладка «Подписи» находится в разделе «Почта»

3. Всё остальное прописываем, как в Outlook 2007.

   Outlook 2010 сохранил удобный функционал создания подписей исходящих писем

Настройка подписи в Outlook 2013

1. Открываем вкладку «Файл». Далее нажимаем «Параметры».Для настройки почты нужно перейти во вкладку «Параметры»
2. Нажимаем пункт «Почта». Далее находим раздел «Подписи» и переходим в него.Раздел «Подписи и бланки» в Outlook 2013 практически не изменился
3. Дальше, как в предыдущих вариантах, вводим нужную нам подпись. Здесь же можно добавить и гиперссылку, например, на сайт компании. Для этого нажимаем на специальный значок с изображения глобуса, расположенный последним в панели инструментов.Для добавления в подпись гиперссылки в Outlook 2013 нажмите на специальный значок с изображением глобуса

Настройка подписи в Outlook 2016

1. Нажимаем «Создать сообщение» —> «Сообщение» —>«Подпись». После нажатия появится список, в котором выбираем «Подписи и бланки».В Outlook 2016 создание подписей уже доступно в окне создания письма
2. Вводим нужные данные. Нажимаем OK.

Как вставить картинку в подпись

Добавление картинки в подпись делается при заполнении данных путём нажатия определённой иконки и выбора изображения с компьютера.

1. Заходим в раздел «Подписи и бланки» указанными выше способами. Нажимаем на иконку «Добавление рисунка».В подпись исходящего письма можно добавить изображение, например, логотипа вашей компании

2. Добавляем нужный нам рисунок и нажимаем OK.

Настроить положение подписи при ответе на письмо

При ответе на письмо с использованием цитируемого исходного текста есть два варианта расположения подписи: под цитируемым текстом и над цитируемым текстом (после вашего письма). По умолчанию используется первый вариант, но при необходимости вы можете легко изменить его на второй.

Для этого щелкните правой кнопкой мыши имя своей учетной записи, чтобы открыть окно «Настройки учетной записи», и выберите пункт меню «Составление и адресация». Затем в поле справа от выпадающего меню выберите место, куда вы хотите вставить подпись.

Дополнение

Обратите внимание, что в этом окне настройки подписи есть еще несколько опций:

1. Прикрепить визитную карточку к сообщению — программа попросит вас заполнить визитную карточку своими данными (имя, ник, контактная информация и т.д.). Все эти данные будут отправлены вместе с исходящим сообщением.
2. Использовать HTML — активирует HTML-теги для форматирования текста, такие как жирный шрифт, курсив и т.д.
3. Вставлять… — прикрепить к подписи файл, например, фотографию или текстовый документ. Это также очень полезная функция в некоторых случаях.

Немного о дополнительных возможностях Outlook

Некоторые функции называют «дополнительными» просто из-за того, что они используются реже других. Мы сейчас рассмотрим некоторые из них:

• с помощью этой программы можно настраивать работу всего предприятия для доступа к общим ресурсам;
• через свою учетную запись вы можете получать и отправлять факсы;
• это приложение можно использовать как поисковую систему, причем не только его элементов, но и любые файлы в системе устройства;
• возможность архивирования, а также сохранения в каком-либо формате;
• наконец, существует возможность использования других программ Mocrosoft Office вместе в Outlook.

Как добавить подпись в Microsoft Outlook

В одной из предыдущих статей мы рассмотрели возможности добавления подписи к электронным письмам, направляемым из почтового клиента Mozilla Thunderbird.

Данная программа бесплатна, поэтому небольшие организации, со скромным бюджетом на содержание, предпочитают оснащать рабочие места своих сотрудников именно этой программой.

Компании покрупнее, как правило, отдают предпочтение продукции компании Microsoft.

Коротко об MS Outlook

Программа Microsoft Outlook входит в состав пакета офисных программ Microsoft Office.

Outlook может работать и как отдельное приложение, и как клиент почтового сервера Microsoft Exchange Server, который позволяет связать пользователей в единую систему электронного документооборота с множеством дополнительных функций: общие почтовые ящики, календари, конференции, согласование документов и другие. Даже будучи отдельным приложением Outlook предлагает пользователю множество функций, таких как календарь, планировщик задач, записная книжка и менеджер контактов. То есть, программа по сути является органайзером с функцией почтового клиента. И она конечно же имеет широкий спектр пользовательских настроек, в частности что касается настроек вида письма — личный бланк, фоны, шрифты и подписи, о которых пойдет речь в данной статье.

Под подписью подразумеваем небольшой фрагмент текста в нижней части письма, содержащий сведения об отправителе (Ф.И.О, наименование организации, контактная информация). Очень удобно, когда такая информация автоматически прикрепляется к каждому вновь созданному письму, избавляя от необходимости направлять контакты для связи отдельным письмом.

Кроме того, было бы здорово, если вид такой подписи можно было бы менять по своему усмотрению, добавляя логотипы, ссылки на сайт и т.п.  В Outlook такая возможность есть. Более того, здесь можно создать несколько разных подписей и прикреплять разные подписи для разных адресатов.

В статье рассмотрим два варианта подписей: простая подпись и подпись с логотипом организации.

Простая подпись

• Открываем Outlook, на вкладке «Главная» жмем «Создать сообщение».
• В окне создания сообщения перейти к меню настройки подписей.
• В открывшемся окне жмем кнопку «Создать»

Вводим название подписи. Подписей можно создавать множество, и менять их при необходимости.

В окне для ввода текста вносим всю необходимую информацию для Вашей подписи, подбираем нужный шрифт, размер и т.д. После того, как будет все будет готово, жмем «Ок» в нижней части окна, чтобы сохранить вновь созданную подпись.

1. В окне выше можем выбирать подписи для редактирования, удалять, переименовывать, создавать новые.

Подпись с логотипом

В глазах Ваших деловых партнеров электронное письмо будет иметь большую значимость если подпись к нему будет украшена логотипом подобно визитке.

Чтобы сделать такую подпись, нужно воспользоваться текстовым редактором MS Word. В нашем примере, мы создали таблицу, в одну ячейку которой мы поместили логотип нашей компании, а в другую контактную информацию.

Затем просто скопировали эту таблицу в окно управления подписями Outlook. Для того, чтобы при переносе таблицы в Outlook границ не было видно, в текстовом редакторе Word предварительно поменяем их цвет на белый.

На этом все. Если остались вопросы, оставляйте их в х под статьей.

Как добавить подпись в Gmail (Android и iOS)

К сожалению, мобильное приложение Gmail для Android и iOS в настоящее время не поддерживает настройку подписей HTML со ссылками и другими стилями. Лучшее, что можно сделать — это переписать писать текст «отправлено из…». Он обычно добавляется в конце каждого письма к чему-то менее общему.

Коснитесь трех горизонтальных линий слева, пока не появится список ярлыков. Прокрутите вниз и выберите Настройки.

Коснитесь адреса электронной почты, для которого хотите изменить подпись.

Теперь выберите Настройки подписи.

На следующем экране вы можете отредактировать текстовую подпись для отправки электронных писем Gmail со своего телефона. Убедитесь, что тумблер включен.

Используем программу-посредник, или вариант № 1

Вставить код html в создаваемое Outlook 2016 сообщение можно через текстовый редактор того же семейства — MS Word 2016. Для этого нужно открыть в нём файл заготовки нашего послания через контекстное меню командой «Открыть с помощью»

Если, Word-а вдруг в предложенном списке будет не видно, добраться до него придётся через команду «Выбрать другое приложение» того же меню.

После того, как наш html-файл откроется, выделим всё его содержимое. Сочетание клавиш «ctrl+А» позволяет выполнить это в одно движение. Выделенное — копируем в буфер обмена.

Теперь следует вернуться в Outlook 2016. В группе команд «Главная» кликаем по кнопке «Создать сообщение»

В открывшемся новом окне для создания сообщений указываем адресата для нашего послания. Учитывая упомянутые выше «способности» Outlook-а к восприятию html-кода, не будет лишним для начала указать там собственный адрес, для тестовой отправки. Кроме того, в соответствии с этикетом электронной переписки, сразу укажем тему письма, чтобы не забыть об этом после. После чего — ставим курсор в поле ввода текста сообщения и вставляем из буфера скопированное на предыдущем шаге.

Результат — готовое к отправке html-сообщение в виде точной копии нашего файла.

Полезная информация

У электронной переписки в этом сервисе имеются некоторые особенности, к примеру, разработана специальная опция, без которой в некоторых случаях просто не обойтись. В ней чаще всего содержатся сведения о полном имени юзера, отправившего почту, должности, организации, в которой он трудится. Так удостоверяется личность человека, чтобы максимально исключить возможность встречи с мошенниками. Кроме того, в ней могут быть:

• логотип;
• рисунок;
• аналог визитки;
• роспись от руки.

С помощью приложения от Майкрософт можно один раз настроить опцию, к примеру, «С уважением», чтобы в дальнейшем она прикреплялась к исходящей корреспонденции в автоматическом режиме. Возникают ситуации, когда требуется эти данные поменять. Что нужно сделать в этом случае, мы рассмотрим ниже.